Qui peut devenir Télésecrétaire ?

Je lis régulièrement sur des forums, sur des blogs, des témoignages de personnes qui se sont lancées comme télésecrétaires.           

Lorsqu’elles expliquent pourquoi elles se sont lancées dans cette aventure, ce qui revient le plus souvent c’est :

– « Je suis secrétaire depuis plusieurs années et je me suis dit que je pourrais exercer cette activité en tant qu’indépendante, pour mon propre compte. »

– « Après plusieurs années en intérim comme secrétaire je me suis dit « mais pourquoi ne pas créer ma propre entreprise ? »

– « J’ai pris la décision de me mettre à mon compte car avec trois enfants à faire garder tout mon salaire passait en frais de garde donc, être salariée m’aurait fait perdre de l’argent, ma santé et ma vie de famille. »

– « C’est en surfant sur le net que j’ai pris connaissance du métier de télé secrétaire ; cela fait longtemps que l’idée trotte dans ma tête de travailler à mon domicile. »

– « Je travaillais comme secrétaire dans une grosse société, mais il y avait une mauvaise ambiance générale et j’ai décidé de me mettre à mon compte pour exercer ce métier. »

Ainsi, ces personnes qui ont certainement de réelles compétences professionnelles en secrétariat ou comme assistantes de direction, choisissent de se mettre à leur compte pour exercer leur profession mais pour leur propre compte.

Lancement favorisé – depuis janvier 2009 – par le nouveau statut d’auto-entrepreneur qui  permet de se mettre à son compte et ne payer des charges sociales « que » si l’on réalise un chiffre d’affaires. Une voie simplifiée pour entreprendre donc.

Mais en réalité, lorsque ce premier pas est franchi, que l’entreprise est immatriculée, que se passe-t-il ? Quelle est la prochaine étape de cette aventure ?

Sur mon blog, l’article intitulé «  Comment trouver des clients ?  » est le sujet qui comptabilise régulièrement le plus de lectures, sur le hub de Viadéo, un post avec le même titre a réuni plus de 1200 lectures …car c’est effectivement là, le principal écueil et le plus gros souci rencontré par la plupart des télésecrétaires : comment trouver des clients.

Je lis par exemple, – « Mon gros problème, c’est de trouver des clients, car je ne suis pas commerciale » ;

– « Grâce à mon étude de marché, je sais qu’il y a un potentiel de clientèle, mais mon problème c’est que je n’arrive pas du tout aller au-devant des prospects. »

– « Il est vrai que je ne suis pas commerciale à la base et le fait de devoir vendre mes prestations, ce n’est pas inné pour moi ! »

– « Le point négatif pour moi c’est de trouver des nouveaux clients, je ne sais vraiment pas comment m’y prendre ! »

– « Ce qui me pose problème, c’est surtout la prospection sur le terrain. J’ai une peur terrible de parler à des inconnus. »

Je pourrais citer des tas d’autres exemples, tirés de témoignages et d’entretiens avec des télésecrétaires.

Voilà tout le problème : une excellente secrétaire ne pourra pas forcément devenir télésecrétaire !

Les principales qualités d’une secrétaire sont, sans parler des compétences purement techniques, d’avoir de l’ordre, de la méthode et de l’organisation, de savoir collaborer avec les autres, d’avoir de la diplomatie et le sens du contact, le sens de l’initiative, et donc de l’autonomie. Les missions récurrentes d’une secrétaire sont, par exemple, de rédiger la correspondance usuelle de son patron, la présentation de documents administratifs, la transmission, le classement et le traitement d’informations, la gestion des contacts téléphoniques, l’organisation de déplacements ou la prise de rendez-vous. Bien entendu, selon le niveau de responsabilité, la secrétaire peut prendre en charge davantage de tâches.

Si l’on compare les compétences d’une secrétaire avec celles qui sont requises pour être  télésecrétaire, force est de constater qu’il y a un point essentiel et incontournable qui est négligé : une télésecrétaire doit posséder des compétences commerciales, doit savoir vendre ses prestations , et faire vivre son entreprise !

Une télésecrétaire n’est pas seulement (et ceci n’est pas péjoratif) « une secrétaire à domicile », une télésecrétaire gère un projet, elle n’est pas une exécutante, elle est acteur à part entière. Non seulement elle doit trouver son client, mais ensuite elle doit gérer la mission de A à Z : ça commence avec l’établissement du devis sur lequel elle doit prévoir (et tenir) un délai de livraison, un coût et les moyens à mettre en œuvre pour la bonne réalisation de ladite mission. Gérer les imprévus, gérer les souhaits du client, gérer les priorités, obtenir le règlement de sa facture etc. Une télésecrétaire est donc d’une certaine façon « une gestionnaire de projets ». À la différence d’une secrétaire dont l’objectif attendu sera l’exécution et la réalisation de la mission qu’on lui a confiée.

Et cette gestion de projet commence inéluctablement par « comment trouver des clients ? »

Or, cette dimension commerciale est trop souvent occultée par les futures télésecrétaires. Bien sûr, il existe des packs très bien faits pour les guider, les accompagner dans la réalisation de leur projet. Ces outils leur indiquent les étapes nécessaires pour mener le projet à bien, quel statut choisir, quels sont les moyens de prospection etc. Mais ce n’est pas suffisant.

Nous sommes vraiment au cœur du problème. Lorsque les personnes envisagent de se lancer dans le télésecrétariat, elles prennent uniquement en compte leurs compétences en secrétariat. Elles réfléchissent bien sûr au statut qui sera le plus adapté pour leur activité. En faisant des recherches sur Internet, elles apprennent, ou plutôt, elles ont la confirmation qu’un potentiel de clients existe. Elles peuvent lire aussi que l’on peut se lancer avec « zéro euro » du moment que l’on possède un ordinateur et une imprimante…

Mais les aptitudes commerciales nécessaires sont donc complètement ignorées ou du moins sous-estimées.

Et la conséquence malheureuse, voire dramatique, est que certaines personnes qui ont tout misé sur cette activité pour faire vivre leur famille, s’aperçoivent que les revenus dégagés de cette activité sont insuffisants. D’autres ressentent de la culpabilité du fait de s’être lancées à leur compte sans dégager de salaire, ce qui provoque chez elles une remise en question difficile à vivre.

Je trouve donc préférable de mettre en garde objectivement les personnes désireuses de se lancer comme télésecrétaires, et qui manifestement, du fait de leur manque d’aptitudes commerciales, auront beaucoup de mal à percer le marché, et à se faire une place.

Je suis consciente que mon discours n’est pas forcément facile à entendre, mais si cela peut servir à une seule personne qui lirait cette page, j’aurai eu raison de le faire !